DEEL 2 online overleg: aandacht voor het relatieniveau

In deel 1 sprak ik over wat online overleggen enerzijds vermoeiender maakt en anderzijds intensiever:

  • Je mist non-verbale informatie;
  • Energie-gevend enthousiasme is lastiger te delen;
  • Checken of iedereen aan boord is kost meer inspanning.
  • Er kwam nog een goede aanvulling:
  • Je gebruikt vooral je neocortex en dat vraagt energie. Hier zal ik in één van de volgende delen op terug komen.

Volgens mij gaat er genoeg informatie rond over hoe je technisch goed online overlegt. Hier gaat het over hoe je de non-verbale kant van overleg goed mee neemt: zowel informatie over hoe iedereen erin zit als het delen van energie-gevend enthousiasme. Ik vul de tips die een aantal van jullie al gaven aan:

  1. Check in: maak een kort rondje over hoe iedereen erbij zit. Dit mag over alles gaan;
    1. Besluit met elkaar of dit rondje aanleiding biedt voor een extra onderwerp op de vergadering of een extra bijeenkomst.
  1. Focus: Maak bij elk onderwerp expliciet wat de bedoeling van de bespreking is: informeren, probleemanalyse, oplossingen bedenken, besluit nemen;
    1. Ben gedisciplineerd met je inbreng: als het over de probleemanalyse gaat breng je dus geen oplossingen in;
  1. Vat samen: vat na elke onderwerp de essentie samen;
      1. Gebruik eventueel een gedeeld scherm of de chatfunctie om de kern te noteren, zodat iedereen die kan zien;
      2. Check of ieders bijdrage genoeg doorklinkt in de essentie. Pas de essentie net zo lang aan totdat de kern ‘klopt’;
  1. Sociaal rondje zet regelmatig het onderwerp ‘hoe is het met eenieder’ op de agenda. Dit is meer dan een korte check-in, maar een uitgebreidere uitwisseling over wat goed gaat en lastiger is. Je kunt hier een wekkertje voor zetten, zodat iedereen even(veel) ruimte krijgt.
  1. Zeg alleen iets als je iets te zeggen hebt. Alle “mm”, “inderdaad”, “goed idee”, hoe aardig ook, leidt af tijdens online overleg;
  1. Check out:Doe dat bij online zowel inhoudelijk als op het proces van overleg:
      1. Inhoudelijkgeef elkaar (nu wel) specifieke complimenten voor de bijdrage op de inhoud;
      2. Proces:
        1. Wat ging minder goed tijdens het overleg;
        2. Wat ging goed tijdens het overleg.

En: heb ook één op één, dus buiten het overleg, genoeg contact met elkaar over hoe het met eenieder is.
Ik lees graag welke aanvullingen je verder nog hebt!

Marcel Riemersma, Henk Venema en Jindra Kessener.